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Eine Minute, die Karrieren retten kann

Wem wäre das noch nicht passiert: Noch ist die E-Mail gar nicht fertig, oder vielleicht sollte sie doch eigentlich gar nicht wirklich heraus, und plötzlich … OPS! Versehentlich versendet. Ach du Schreck!!!

Unbeabsichtigter E-Mail-Versand ist insbesondere bei Outlook eine weit unterschätzte Gefahr. Je nach Konfiguration versendet man seine Mail mit einer gängigen Tastenkombination, die man rein versehentlich wählen kann. Und dann: Weg ist sie! Womöglich an einen Intimfeind. Oder an den Chef. Oder gar an den „ALL“-Verteiler! Ein solches Missgeschick könnte Ärger, einen Karriereknick oder schlimmstenfalls sogar den Jobverlust bedeuten.

Zwar hat man unter manchen Serverkonfigurationen noch die Möglichkeit, die Mail zurückzurufen; diese Funktion ist aber meist nicht zuverlässig, und schon gar nicht bei Mails, die den eigenen Mail-Server bereits verlassen haben.

Zum Glück gibt es eine sehr einfache Abhilfe: Alle neuen Mails um eine Minute verzögert versenden lassen. Dazu wählt man das Outlook-Menü „Regeln“ -> „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ -> „Neue Regel“.

In der ersten Seite des Regel-Assistenten „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“ wählen.

Im zweiten Dialogschritt (Bedingungen) nichts wählen, „Weiter“, Warnmeldung bestätigen.

Im dritten Dialogschritt die Option „diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln“.

Die kürzeste Wartezeit beträgt hier eine Minute.

Fertig!

Ab sofort wird jede neu erstellte Mail erst einmal 60 Sekunden im Ausgangsordner warten, bevor Outlook sie an Exchange repliziert. Das gibt genügend Zeit, die Nachricht zu löschen bzw. doch noch zu korrigieren.

Nachteile dieser Lösung liegen teils auf der Hand: Neue Nachrichten gehen nicht sofort heraus, denn die Regel ist Client-basiert, sprich: wird nur angewendet, solange Outlook läuft. Man muss eine Minute warten, was manchmal störend wirkt. Der Vorteil dieser Verzögerungsregel ist aber enorm, denn nun kann nicht mehr passieren, dass man etwas abgeschickt hat, was man nachher bitter bereuen könnte.

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Über den Autor

Roman MildnerRoman Mildner, zertifizierter Projektmanager (PMP) und Mitglied im United Mentors Network (UMN), ist seit 1992 in der IT und seit 1998 als unabhängiger Berater und Projektmanager tätig. Zu seinen Beratungsschwerpunkten gehören IT-Strategieberatung, Projektmanagment und Prozessberatung. Weitere Details finden sich auf seiner UMN-Seite. (S. auch Google)

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