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Les Misérables: Internationale Projekte

Man nennt sie internationale oder globale Projekte. Sie tauchen heutzutage in den meisten Unternehmen auf und bereiten den Projektmanagern Kopfzerbrechen. Die Rede ist von Projekten, die nicht nur standort-, sondern auch länderübergreifend durchgeführt werden und in einer multilingualen Umgebung stattfinden.

Wegzudenken sind solche Projekte für Unternehmen natürlich nicht, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ganz klar. Wie aber internationale Projekte durchführen, wenn in Projekten hierzulande bereits Chaos herrscht?

Nun, man muss das Projekt mal Projekt sein lassen, denn wenn man ein paar allgemeine Regeln beachtet, gestalten sich internationale Projekte im Grunde genommen auch nicht komplizierter als x-beliebige. Wie auch in nationalen Projekten gilt hier: Planung und Organisation sind alles.

Babylonisches Sprachgewirr

Die größte Herausforderung bei internationalen Projekten ist wahrscheinlich die Kommunikation untereinander. Nun wäre es natürlich am einfachsten, sich mit seinen Teamkollegen direkt auszutauschen. Diesen Luxus gibt es in internationalen Projekten jedoch logischerweise nur ganz selten. Daher sollte man zunächst eine Kommunikationsstrategie ausarbeiten, in die alle Projektteams einbezogen und wofür die nötigen Werkzeuge bereitgestellt werden.

Schlechte Kommunikation führt nicht nur zu Fehl- oder verspäteten Informationen, wesentliches Wissen kann auch ganz verloren gehen. Dies wäre für ein Projekt fatal, da hierdurch Zeitvorgaben und Ergebnisse negativ beeinflusst werden.

Zum Teil kann man die Schuld an fehlerhafter Kommunikation auch Kommunikations- und Dokumentationswerkzeugen zuschreiben, die nicht gerade einfach in der Handhabung und für verteilte Teams nicht unbedingt geeignet sind. Der unstrukturierte Austausch von Projektinformationen, wie er über E-Mails und Dokumente vorgenommen wird, erschwert die effektive Zusammenarbeit zwischen allen Projekt-Stakeholdern zusätzlich und macht es ihnen nahezu unmöglich, Fortschritt, Ereignisse und Prozesse lückenlos zu verfolgen. Tatsächlich benötigen globale Projektteams eine Kommunikations- und Projektmanagement-Plattform, die Informationen bündelt und zumindest die Vorteile aufweist, die man sonst nur von einer Zusammenarbeit mit lokalen Projektteams kennt.

Bei der Erstellung einer Kommunikationsstrategie muss Folgendes bedacht werden:

  • Entfernung – Globale Projekte bedeuten immer verteilte Teams und Stakeholder. Diesbezüglich bleibt der persönliche Umgang mit Teammitgliedern auf der Strecke. Die Entwicklung einer Strategie, die gemeinsame Meetings in regelmäßigen Abständen vorsieht, führt zu einem besseren Zusammenhalt des Teams und dazu, dass auf Engpässe und andere Ereignisse schneller reagiert werden kann. Nichts ist für Manager, Stakeholder und Teammitglieder so realitätsnah wie der persönliche Umgang miteinander, daher ist es wichtig, die Zeit für persönliche Meetings in der Strategie zu berücksichtigen.
  • Sprache – Normalerweise arbeiten globale Teams in einer multilingualen Umgebung. Die sprachlichen Hürden führen häufig zu Verzögerungen und fehlerhafter oder inakkurater Informationsübertragung. Das Festlegen einer Standardsprache, in der die Kommunikation stattfinden soll, ist unerlässlich.
  • Unternehmenskultur – Besonders bei globalen Teams unterscheiden sich Führungsstile und Arbeitsweisen. Die unterschiedlichen Kulturen müssen im Team bekannt sein. Nur so kann das gesamte Team seine Produktivität steigern, und nur so sind Manager und Stakeholder in der Lage, eine ähnliche Erwartungshaltung beim Auftreten von Problemen einzunehmen.
  • Zeitzonen – Die Arbeit mit internationalen Teams führt dazu, dass rund um die Uhr Aktivitäten und Ereignisse stattfinden. Projektleiter müssen deshalb eine Strategie entwickeln, die regelmäßige strategische Meetings mit wenigen ausgewählten Mitgliedern des Teams vorsieht. Nur so wird sichergestellt, dass das Gesamtziel in den entsprechenden Regionen verfolgt wird. Hinzu kommt, dass die regionalen Stellvertreter hierbei auch als Informanten der jeweiligen Region fungieren und Informationen direkt an das globale Management weitergeben können.
  • Zugriff auf Informationen – Die Herausforderung, dass ein globales Team auf alle relevanten Informationen zugreifen kann, ist in dieser Form der Projektumgebung größer als in jeder anderen. Selten haben globale Projektteammitglieder die Möglichkeit, einfach mal eben zum Schreibtisch eines Kollegen herüberzugehen und diesem eine Frage zu stellen. Folglich ist eine formelle Strategie, die Projektdetails dokumentiert und die nötigen Mittel dazu liefert, damit sofort auf wichtige Informationen zugegriffen werden kann, enorm wichtig, um ein Projekt effektiv auf eine erfolgreiche Fährte zu führen.

Auch wenn globale Projekte einzigartigen Herausforderungen bezüglich Kommunikation und Entscheidungsfindung unterliegen, stellt der Einsatz globaler Talente für Unternehmen häufig einen Mehrwert für das Portfolio ihrer Projekte dar. Da wichtige Informationen heutzutage über das Web zugänglich sind, hierfür keine horrenden Kosten entstehen und die Welt über eine unbegrenzte Fülle von Talenten verfügt, nutzen Unternehmen ihre Größenvorteile für sich und können ihren Kunden dadurch bessere Ergebnisse liefern.

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Über den Autor

Die Autorin: Sofia Hess, Autorin bei Genius Inside AG, schreibt seit 2008 Beiträge und Artikel rund um Projektmanagement.

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