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Die meisten Meetings sind sinnlos

Warum gibt es so viele Meetings? Und warum sind die meisten davon sinnlos? Die Antwort lautet: weil sie zu obskuren Zwecken missbraucht werden.

Ein Ruck muss durch die Unternehmen gehen. Wir ersaufen in Meetings. Wir verbringen unendlich viel Zeit in Meetings. Das hört sich nach Arbeit an – und Meetings sind Arbeit.

Doch die meisten Meetings sind Zeitverschwendung und kosten dazu noch richtig Geld, denn sie werden schlecht vorbereitet und oft als Workshops zur Lösungsfindung missbraucht. Doch typische Meetings sind nicht als Workshops gemeint – Lösungen für komplexe Probleme lassen sich kaum in einem 60-Minuten-Zeitfenster erarbeiten.

Andere Meetings werden als Machtinstrument missbraucht.  In solchen Sitzungen werden Überraschungsangriffe gestartet, rhetorische Gefechte bestritten, persönliche Machtkämpfe ausgetragen. So etwas ist für alle Beteiligten eine furchtbare Energiesenke. Es passiert aber auch mal das Gegenteil, Langeweile macht sich breit und nichts wird entschieden. „Gut, dass wir darüber geredet haben“ lautet das Motto.

Es lässt sich dagegen etwas tun. Sinnlose Meetings müssen nämlich nicht sein. Die Lösung in Stichworten:

  1. Typ der Veranstaltung klarstellen:
    a) Workshops haben das Ziel, Lösungen zu erarbeiten oder Know-how aufzubauen.
    b) Brainstorming-Sessions dienen zur Ideenfindung.
    c) Schulungen (Trainings) sind reine Lernveranstaltungen.
    d) Meetings dienen zur Entscheidungsfindung. Um diese Form dreht sich dieser Beitrag. Dabei ist es wichtig, Entscheidungen von Beschlüssen zu unterscheiden: Beschlüsse sind Willenserklärungen, Entscheidungen sind komplette Ziel- und Zeitvorgaben mit Benennung von Verantwortlichen für ihre Umsetzung.
  2. Meetings vorbereiten. Neben den üblichen Regeln wie Agenda und Einhaltung der Zeitvorgaben ist die Vorentscheidungsphase besonders wichtig. Nichts wird im Meeting entschieden, wenn der Organisator des Meetings nicht vorher klärt, welche Entscheidung es sein wird.
  3. Meeting-Kodex aufstellen. Speziell bei wiederkehrenden Meetings sollte klar sein, dass dialektische Kunstgriffe unerwünscht sind und als solche sofort transparent gemacht werden. Damit Meetings in einer sachlichen Atmosphäre verlaufen, müssen althergebrachte Tricks wie das Laut-und-viel-Reden und Ins-Wort-Fallen untersagt werden. Auch Überraschungsangriffe – etwa Unterlagen, die den Beteiligten nicht vorher bekannt waren – sollten einfach aus dem Meeting ausgeschlossen werden. Manchmal ist es hilfreich, solche Regeln im Meetingraum für alle sichtbar an die Wand zu pinnen.
  4. Meetings kurz halten. Die berüchtigten stand-up meetings (Scrum-Methodik) sind deshalb so beliebt, weil dieser simple Trick Meetings einen engen zeitlichen Rahmen aufzwingt.
  5. Meetings nicht als Litfaßsäule missbrauchen. Gute und knapp formulierte Berichte genügen in der Regel, und wenn sie im Vorfeld abgestimmt und verschickt werden,  dann kann man sich im Meeting auf Wesentliches beschränken.

Übrigens, es ist vollkommen in Ordnung, wenn Meetings früher enden als geplant. Es ist ebenso okay, Meetings zu beenden, wenn die Zeit abgelaufen ist; in der Regel bringen Verlängerungen nur Terminkonflikte und führen selten zu brauchbaren Ergebnissen (also Entscheidungen).

Nicht jedem wird eine solche Meeting-Strategie gefallen. Vor allem diejenigen, die es gewohnt sind, Meetings als Bühne für dialektische Spielchen oder als zusätzliche Arbeitspausen zum Tagträumen zu missbrauchen, werden sich unwohl fühlen.

Ein Ruck muss durch die Unternehmen gehen. Ein Ruck muss vor allem durch Meetingräume gehen. Dann können alle ihre kostbare Zeit für Wichtigeres verwenden: die eigentliche Arbeit.

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Über den Autor

Roman MildnerRoman Mildner, zertifizierter Projektmanager (PMP) und Mitglied im United Mentors Network (UMN), ist seit 1992 in der IT und seit 1998 als unabhängiger Berater und Projektmanager tätig. Zu seinen Beratungsschwerpunkten gehören IT-Strategieberatung, Projektmanagment und Prozessberatung. Weitere Details finden sich auf seiner UMN-Seite. (S. auch Google)

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